Hub C · Akten einlagern
Akten einlagern in Erfurt — fristgerecht, vertraulich, ausgelagert.
Aktenlagerung für Kanzleien, Arztpraxen und Steuerberater an der A71 in Stotternheim. Sie erfüllen Ihre Aufbewahrungsfristen, ohne dass die Ordner teure Bürofläche blockieren. Frostsicher, eingezäunt, Zugang nur über persönlichen Fingerabdruck. Was lagerboxxen. für die Vertraulichkeit baulich und vertraglich leistet, halten wir vor Vertragsschluss schriftlich fest.
72 × 4,5 ★
Qualität
VDSSU
Zugang
6–22 Uhr
Pflicht, nicht Wahl
Wie lange Akten bleiben müssen
Wer Akten einlagern will, tut das in Erfurt meist nicht freiwillig, sondern weil der Gesetzgeber es verlangt. Die folgenden Fristen sind die häufigsten — ohne Anspruch auf Vollständigkeit und ohne Rechtsberatung. Die verbindliche Dauer für Ihren Fall klären Sie mit Ihrer Steuerberatung oder Ihrer Standesvertretung.
| Dokument-Typ | Frist | Grundlage |
|---|---|---|
| Buchungsbelege, Jahresabschlüsse | 10 Jahre | § 147 AO |
| Handelsbücher, Inventare | 10 Jahre | § 257 HGB |
| Geschäftsbriefe, Verträge | 6 Jahre | § 257 HGB |
| Lohnunterlagen | 6 Jahre | § 41 EStG |
| Patientenakten | 10 Jahre | § 630f BGB |
| Röntgen- und Strahlenakten | bis 30 Jahre | § 85 StrlSchG |
Was das praktisch heißt
Eine Frist von zehn Jahren bedeutet: Was 2026 entsteht, dürfen Sie frühestens 2037 vernichten. Über diesen Zeitraum sammelt sich pro Mandat, pro Patient und pro Geschäftsjahr ein Regalmeter an, der im Büro nichts mehr zu tun hat — aber greifbar bleiben muss.
Genau dafür ist ausgelagertes Archiv gedacht: aufbewahrungspflichtig, aber nicht arbeitstäglich gebraucht.
Nach Branche
Wer bei uns Akten archiviert
Drei Berufsgruppen mit Schweigepflicht und festen Fristen lagern bei uns am häufigsten ein. Was Ihre Branche konkret braucht, klären Sie direkt mit Kevin — keine Hotline, kein Call-Center.
Dimensionierung
Welche Box für wie viele Ordner
Aktenmenge lässt sich grob in Regalmetern und Ordnern rechnen. Die folgende Orientierung hilft beim Einschätzen — die genaue Größe legen wir nach einem kurzen Gespräch fest, damit Sie nicht zu viel und nicht zu wenig Fläche zahlen.
| Aktenmenge | Empfohlene Einheit | netto / Monat |
|---|---|---|
| bis ca. 50 Ordner | Metallbox 1,5 m³ | 24,85 € zzgl. USt |
| ca. 100–200 Ordner | Lagerbox ab 1,74 m² | 52,29 € zzgl. USt |
| ca. 300–500 Ordner | Lagerbox 3–4 m² | ab 74,65 € zzgl. USt |
| großes Archiv | Lagerbox ab 7,99 m² | ab 145,54 € zzgl. USt |
Alle Preise netto, zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer, im ersten Jahr monatlich kündbar und ohne Aufnahmegebühr. Wächst das Archiv, buchen Sie eine Box dazu; wird nach Ablauf der Frist vernichtet, geben Sie wieder ab. Sie zahlen die Fläche, die das Archiv heute braucht — nicht die, die es in zehn Jahren vielleicht braucht. Nennen Sie uns Ihre Ordnerzahl, dann sagen wir Ihnen die passende Größe und den Netto-Preis: Akten-Anfrage stellen. Jede Stufe einzeln steht auf der Preisseite.
Datenschutz
Was wir für die Vertraulichkeit tun
Personenbezogene Akten verlangen mehr als ein abschließbares Regal. Drei Bausteine liefern wir baulich und vertraglich — das halten wir im Mietvertrag fest, bevor die erste Akte einzieht.
Zutritt
Persönlicher Fingerabdruck
Zutritt nur über Ihren persönlichen Fingerabdruck, 365 Tage im Jahr von 6 bis 22 Uhr. Eingezäuntes, beleuchtetes und videoüberwachtes Gelände.
Trocken
Frostsicher gelagert
Frostsichere Container, trocken — Papier und Filme vergilben und schimmeln nicht. Brandmelder und Sicherheitstechnik schützen den Bestand.
Vertrag
Schriftlich geregelt
Verschwiegenheit und Zugriffsregeln stehen im Mietvertrag. Wir lagern Ihre verschlossenen Akten, verarbeiten Ihre Daten aber nicht — eine förmliche Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bieten wir nicht als eigenes Produkt an.
Eine Einordnung: Wir lagern Ihre verschlossenen Akten — wir verarbeiten Ihre Daten nicht und öffnen keine Unterlagen. Diese Bausteine liefern wir baulich und vertraglich. Ob für Ihre Verarbeitung zusätzlich ein Auftragsverarbeitungsvertrag nötig ist, klären Sie am besten vorab mit Ihrem eigenen Datenschutzbeauftragten — als reiner Lagerdienstleister stellen wir diesen nicht selbst.
Standort-Vorteil
Schneller Zugriff über die A71
Ein Archiv nützt nur, wenn Sie schnell rankommen — bei einer Außenprüfung, einer Mandantenanfrage oder einer Akteneinsicht zählt jede Stunde. Genau hier zahlt sich die Lage aus.
In Google Maps öffnenKarte © OpenStreetMap-Mitwirkende99095 Erfurt-Stotternheim
- Direkt an der A71, Abfahrt Erfurt-Stotternheim — rund 5 Minuten zum Gelände
- Aus der Erfurter Innenstadt in etwa 12 Minuten am Archiv
- Ebenerdig befahrbar, Anlieferung ohne Rangieren
Bei einer Betriebsprüfung holen Sie das angeforderte Geschäftsjahr und sind binnen einer Stunde zurück im Büro. Wer das wichtigste Archivjahr nach vorne stellt, verkürzt den Weg zur einzelnen Akte noch einmal. Das ist der praktische Unterschied zwischen ausgelagertem Archiv und vollgestelltem Kellerraum. Sagen Sie uns, ab welchem Geschäftsjahr Sie auslagern wollen: Akten-Anfrage stellen.
Vertrauen
Warum Betriebe uns mieten
Bei vertraulichen Akten zählt, mit wem Sie es zu tun haben. Wenn Sie anrufen, sprechen Sie direkt mit Kevin — dem Inhaber persönlich. Kein Account-Manager, kein Ticket-System, keine Konzernzentrale dazwischen.
0
Google-Bewertungen
4,5 ★ im Schnitt — die beste Bewertungsdichte im lokalen Markt. Lesen Sie selbst nach.
VDSSU
Qualitätssiegel
Geprüft nach dem Standard des Self-Storage-Verbands Deutschland. Den erfüllt nur etwa jeder zehnte Anbieter.
2
Eigentümer statt Konzern
Familiengeführt — zwei Inhaber, kein Konzern. Entscheidungen fallen am Telefon, nicht über drei Ebenen.
Häufige Fragen
Akten einlagern — Ihre Fragen
Was kostet es, Akten in Erfurt einzulagern?
Bis etwa 50 Ordner reicht die Metallbox für 24,85 € netto im Monat. 100 bis 200 Ordner passen in eine Lagerbox ab 1,74 m² für 52,29 € netto, ein großes Archiv ab etwa 300 Ordnern in eine Lagerbox ab 7,99 m² ab145,54 € netto. Alle Preise zzgl. USt, im ersten Jahr monatlich kündbar (ein Monat im ersten Jahr, danach zwei, ab dem dritten Jahr drei), ohne Aufnahmegebühr. Jede Stufe einzeln finden Sie auf der Preisseite.
Ist die Aktenlagerung DSGVO-konform?
Wir sichern die Räume: Fingerabdruck-Zutritt, eingezäuntes und videoüberwachtes Gelände, schriftlich geregelte Verschwiegenheit im Mietvertrag. Eine förmliche Auftragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO bieten wir als reiner Lagerdienstleister nicht an — das klären Sie am besten vorab mit Ihrem eigenen Datenschutzbeauftragten.
Wie schnell komme ich an meine Akten?
Der Zugang läuft über Ihren persönlichen Fingerabdruck, 365 Tage im Jahr von 6 bis 22 Uhr. Aus der Erfurter Innenstadt sind Sie in etwa 12 Minuten am Archiv. Bei einer Außenprüfung holen Sie das angeforderte Jahr und sind binnen einer Stunde zurück im Büro.
Wie sind die Akten vor Feuchtigkeit und Schimmel geschützt?
Die Container sind frostsicher und trocken. Papier vergilbt langsamer, Röntgenfilme und Belege bleiben lesbar. Das Gelände ist mit Brandmeldern und Sicherheitstechnik ausgestattet. Eine Klimatisierung mit fester Temperaturregelung bieten wir nicht — für die übliche Archivlagerung ist sie auch nicht nötig.
Welche Aufbewahrungsfristen muss ich einhalten?
Buchungsbelege und Jahresabschlüsse zehn Jahre (§ 147 AO), Geschäftsbriefe sechs Jahre (§ 257 HGB), Patientenakten in der Regel zehn Jahre (§ 630f BGB), Röntgenunterlagen länger. Wir lagern entsprechend lange, geben aber keine Rechtsberatung — die verbindliche Frist für Ihren Fall klärt Ihre Steuerberatung oder Standesvertretung.